Szczupłe zarządzanie swoje zastosowanie znajduje przede wszystkim w procesach produkcyjnych. Jednakże eliminacja wszystkich czynności, które zużywają zasoby niedające wartości pozwala rozszerzyć ten system na wiele dziedzin. Marnotrawstwa, o których mowa, nazywane „muda” to wady takie jak: nadprodukcja, zbędny ruch i zbędny transport, długie oczekiwanie, nadmierne przetwarzanie, zbyt duże zapasy oraz niewykorzystany potencjał pracowników. I choć w pierwotnym założeniu dotyczyły one produkcji, to łatwo zauważyć, że każdy rodzaj mudy znajduje odzwierciedlenie w sektorze usług i pracy biurowej.

Tworzenie i prowadzenie lean office można sprowadzić do stabilizacji, ujednolicenia, wizualizacji i ulepszania. Przed analizą tych pojęć wróćmy na chwilę do Systemu Produkcyjnego Toyoty.

Partnerzy cyklu Know-how:

Historia

Początki Lean Management sięgają 1913 roku, kiedy powstała pierwsza linia montażowa Forda (początek produkcji masowej). Firma Toyota Motor Company rozwinęła zaś to innowacyjne podejście do wytwarzania poprzez połączenie wysokiej jakości i elastyczności, z jednoczesną eliminacją marnotrawstwa. Ważnym czynnikiem było także dążenie do ciągłego doskonalenia. System Produkcyjny Toyoty sprawił, że niewielka japońska firma stała się jednym z największych i najważniejszych producentów samochodów na świecie. Po formalnym udokumentowaniu TPS zaczęto porównywać w prasie wydajność pracy fabryki Toyoty z konkurentami ze Stanów Zjednoczonych i Europy. Jednak japońska firma nie miała sobie równych.

Dwa filary TPS to Just in Time, czyli system dostaw dokładnie na czas, a także Jidoka, czyli autonomizacja.

5 zasad

Wydana w 1996 roku książka „Lean Thinking” Jamesa Womacka i Daniela Jonesa określiła pięć charakterystycznych zasad dla szczupłego zarządzania. Autorzy oparli je na wcześniejszych badaniach Systemu Produkcyjnego Toyoty.

Specify value, czyli określenie wartości dla klienta. Dzięki określeniu istotnych dla klienta wartości można wyeliminować czynności, które są zbyteczne, czyli tym samym są marnotrawstwem. Szczupłe zarządzanie dla produktu czy usługi skupia się na takich wartościach jak jakość, funkcjonalność, cena, terminowość, wygląd oraz dostępność. Te, wymieniane przez klientów cechy, są kluczowe, co de facto oznacza, że zarządzanie powinno skupiać się wokół nich.

Identify the value stream, czyli zidentyfikowanie strumienia wartości i wszystkich czynności w strumieniu wartości. Ten termin to w terminologii lean sposób wytwarzania oraz dostarczania klientowi produktu czy usługi, które wymagają wykonania zależnych od siebie czynności, działań i operacji. Zarządzanie tym procesem wymaga przejęcia perspektywy strumienia wartości, czyli poddania analizie każdego elementu strumienia. Czynności, które od złożenia zamówienia do dostarczenia końcowej usługi uznać można za marnotrawstwo, powinny zostać usunięte.

Flow, czyli ciągły przepływ. Proces musi płynąć. Ta zasada oznacza ciągły, niezakłócony i przemyślany sposób wykonywania czynności czy wytwarzania produktu. Nie ma mowy o niepotrzebnych przestojach, nadprogramowych przerwach czy zakłóceniach przez błędy ludzkie. Zmiana pracy nad usługą musi być płynna, niezależnie czy zmienia się pracująca nad nią jednostka czy sposób działania.

Pull, czyli system ssący. Produkty czy usługi są wykonywane na zasadzie pracy po zgłoszeniu zapotrzebowania. Oznacza to brak tworzenia zapasów oraz budowania buforów. Ten system jest przeciwieństwem produkcji push, czyli pchanej, która zakłada wytwarzanie bez zamówień, a na podstawie prognozowanego popytu. Lean management to dostarczenie zamówienia klientowi zgodnie z jego zapotrzebowaniem, czyli wytwarzanie we wskazanym czasie oraz w wyliczonej ilości.

Perfection, czyli dążenie do doskonałości. Wprowadzone zmiany łatwiej utrzymać dzięki ciągłemu dążeniu do doskonałości. Istotne jest wdrażanie usprawnień we wszystkich procesach organizacji, najlepiej w podobnym tempie, żeby dana jednostka nie odstawała od pozostałych.

Błędne rozumienie

Lean to system bardzo złożony i wymagający od użytkowników zaangażowania, ale przede wszystkim pełnego zrozumienia. Błędne jest myślenie o lean wyłącznie jako systemie eliminacji marnotrawstw. Redukcja kosztów to określenie będące zbyt dużym uproszczeniem, zważywszy na dziesiątki lat udoskonalania szczupłego zarządzania.

Lean Office w skrócie to:

1. Decydująca góra, co oznacza, że lean zaczyna się od zaangażowania liderów, bez których system nie będzie w pełni prosperować.
2. Ustalenie metryk i celów, które ułatwiają ocenę zmian i usprawniają pracę zespołu.
3. Korzystanie z 5S, czyli narzędzia, które pozwala stworzyć dobrze zorganizowane i uporządkowane miejsce pracy.
4. Optymalizacja procesów, których standardy są przestrzegane przez wszystkich.
5. Dążenie do płynności działań.
6. Ciągłe doskonalenie.
7. Eliminacja lub redukcja pracy w toku, czyli tej nieukończonej i rozłożonej na nieuporządkowane czynniki.
8. Zrozumienie zapotrzebowania i jego różnic.
9. Wykonywanie prac, które są naprawdę potrzebne.
10. Codzienny system zarządzania.
11. Wizualizacja pracy, rozumiana jako możliwość dostrzeżenia działań pracowników po wejściu do biura.
12. Komunikacja i praca zespołowa.

Na plus

• zwiększenie produktywności
• ograniczenie kosztów
• poprawa jakości
• skrócenie czasu realizacji usług czy świadczeń
• krótszy czas wprowadzania na rynek nowych usług
• zmniejszenie liczby wypadków przy pracy
• łatwość dostosowania do ciągłych zmian na rynku pracy
• szybka reakcja na popyt i wymagania klientów
• poprawa umiejętności pracowników
• poprawa przepływu pieniężnego

Na minus

Przed przystąpieniem do zarządzania w oparciu o lean trzeba zdać sobie sprawę, że system ten wymaga dużego zaangażowania, również ze szczebli kierowniczych, i to powoduje, że często kończy się niepowodzeniem. Może się zdarzyć, że wprowadzone, a nawet utrzymane przez dłuższy czas zarządzanie lean nie przyniesie oczekiwanych korzyści. Odpowiada za to najczęściej brak motywacji i wiary w skuteczność działania, traktowanie systemu jako rozwiązania tymczasowego oraz brak skutecznego wprowadzenia kultury pracy do organizacji.

Lean management dla wszystkich

Ekspertka ds. Lean i trenerka LSJ HR Group, Anna Guzik twierdzi: – Lean management jest dla wszystkich, niezależnie od stanowiska i wykształcenia. Jest dla osób pracujących zarówno w małych, jak i dużych przedsiębiorstwach. Również prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą to robić w oparciu o lean management. Najważniejszą zaś zaletą wykorzystania Lean jest fakt, że eliminujemy marnotrawstwo z procesów, co w efekcie prowadzi do polepszenia jakości, zwiększenia efektywności, produktywności i bezpieczeństwa pracy.

Zatem podsumowując, można się pokusić o stwierdzenie, że lean management jest dla wszystkich, którzy chcą pracować mądrzej, a nie ciężej.

Paweł Drąg
LSJ HR Group
 

Niniejszy artykuł powstał w oparciu o wiedzę i doświadczenie zawodowe autora, który nie jest członkiem zespołu redakcyjnego Szczecinbiznes.pl. Artykuł  zawiera ogólne informacje o poruszanym temacie i nie stanowi porady, która może być wykorzystana przy podejmowaniu decyzji w konkretnych przypadkach. Wyłączną odpowiedzialność za decyzje podjęte w oparciu o informacje zawarte w niniejszym artykule ponoszą osoby korzystające z tych informacji.