W podstawowym znaczeniu brief jest dokumentem, który przekazujemy np. agencji employer brandingowej. Jeśli jest dobrze wykonany, powinien zawierać wszelkie niezbędne informacje do wykonania powierzonego zadania. Niewątpliwym atutem jest to, że za jego pomocą nadajemy zarówno początkowy szlif, jak i końcowy kierunek działania. Oszczędzamy tym samym na czasie, eliminując po drodze wiele możliwych problemów, które mogłyby przedłużyć całość pracy.

Partnerzy cyklu Know-how:

- Dobry brief uwzględnia kilka istotnych elementów. To przede wszystkim budżet, adresaci projektu, cele oraz założenia, a także odbiorcy zamierzeń – twierdzi Katarzyna Opiekulska, dyrektor zarządzająca LSJ HR Group. - Istotą jest przemyślane wykonanie dokumentu. Nie może być zbyt zawiły i długi, ponieważ utrudni to sprawną realizację, ale należy też pamiętać, że dokładność wykonania i zawarcie wszelkich istotnych szczegółów jest kluczem do końcowego sukcesu kampanii employer brandingowej.

Ignorowanie sugestii o stworzenie klarownego, ale bogatego w dane briefu, jest często przyczyną roszczeń o niedostatecznie dobrze prowadzoną kampanię. Nie warto zatem popełniać błędu polegającego na lekceważeniu tej kwestii!

Pisanie briefu zaczynamy od zadania sobie kilku bardzo ważnych pytań, które mogą stanowić o sukcesie:

• kto miałby być odbiorcą projektu, ale i do kogo on najprawdopodobniej trafi?
• dlaczego chcemy go stworzyć w takiej formie?
• jaki program działań powinien być dla nas najkorzystniejszy?
• jakim dysponujemy budżetem?
• jakie emocje chcielibyśmy wzbudzić projektem i jakie wrażenia najprawdopodobniej wyzwolimy?
• co możemy zrobić, aby projekt widziany był przez odbiorców chociaż kilkukrotnie?
• czy mamy pomysł na to, jak grupa docelowa dowie się o jego istnieniu?

Rozpisujmy briefy według stałego schematu. To spowoduje, że łatwiej będzie tworzyć kolejne. Elementem obowiązkowym powinna być nazwa projektu, dane o firmie, czyli wielkości zespołu, ścisłej konkurencji, wcześniejszych kierunkach działań, a także wizerunku na rynku pracy.

Wskażmy konkretne cele całego przedsięwzięcia. Czy będzie to budowa relacji z pracownikami? Próba odwrócenia uwagi od niefortunnych działań? Pozyskanie nowych kandydatów? Najważniejsze, aby ściśle to określić, by później ten punkt nie stał się motorem napędowym sporu o wizję działań.

Napiszmy też o głównej idei. Tutaj winny znaleźć się wskazówki, co chcemy, aby zostało zapamiętane i szczególnie wyróżnione w projekcie. Zdecydowanie można także zasugerować, co mogłoby być interesującą inspiracją czy praktyką, która już była stosowana i przyniosła pozytywny efekt.

Gdy już wiemy, co powinno zostać dokładnie wykonane, trzeba to przenieść na „papier”. Niezależnie od tego, czy jest to biuletyn dla pracowników, materiał na bilbordy, video promocyjne czy inne  materiały rekrutacyjne, trzeba byś dokładnym i konkretnym w oczekiwaniach.

Kolejnym krokiem jest wskazanie grupy docelowej. Warto też opisać oczekiwaną przez nas reakcję społeczną. Jakie wartości ma budzić ten przekaz? Co ma być największą korzyścią dla odbiorcy?

Ważne! To nie jest dobry czas na zatajanie prawdy. - Jeśli korzystaliśmy już z usług konkurencyjnej agencji, podzielmy się spostrzeżeniami, co do tej współpracy. Warto nadmienić tutaj, z których metod korzystaliśmy i jakie były tego skutki. Po co marnować czas na powielanie tych samych błędów lub dlaczego nie rozwinąć pomysłu, który rokował na sukces? Nie warto przekoloryzować rzeczywistości, ponieważ finalnie może to bardzo źle wpłynąć na realizację całego projektu – wskazuje Katarzyna Opiekulska.

Na końcu musi pojawić się informacja o budżecie do wykorzystania, a także czasie, po którym oczekujemy efektów działań. To bardzo ważna informacja, ponieważ pozwoli oszacować obszary elastyczności czasowej i finansowej.

Niech nie zmyli Was pierwszy wniosek, iż skuteczny jest tylko bardzo rozbudowany dokument. Wprost przeciwnie. Istotna jest głębia najważniejszych składowych poszczególnych wskazówek. Upraszczajmy komunikaty i starajmy się być jak najbardziej klarowni i oczywiści. Nie wysyłajmy briefu od razu po napisaniu. Zróbmy sobie przerwę, by oczy i umysł mogły odpocząć. Wróćmy do tego, kiedy poczujemy się zrelaksowani i spokojni. To dobry moment, by spojrzeć na swoją treść raz jeszcze i dostrzec luki do wypełnienia lub poprawienia. Idealny brief to ledwie jedna strona A4. Dodatkowe materiały, jeśli są potrzebne, należy zamieśić w dokumencie uzupełniającym.

Jest zupełnie naturalnym, że nawet do bardzo dobrze przygotowanego briefu pojawią się pytania, z prośbą o rozwinięcie myśli. Wszystko to po to, aby zminimalizować ryzyko złego zrozumienia się. Warto wtedy wyjść naprzeciw takim krokom i zorganizować spotkanie briefingowe, które pozwoli poznać się lepiej i wyjaśnić sporne kwestie, czego skutkiem często może być to, iż przy kontynuowaniu współpracy te problemy przestaną istnieć. Trochę na zasadzie dotarcia się dwóch partnerów.

Nie zapomnijmy również o wskazaniu osób kontaktowych, aby nie doprowadzić do sytuacji, że kilka osób będzie brało czynny udział w realizacji zadania. Łatwo wtedy o problemy komunikacyjne, brak dotarcia z ważnymi informacjami do wszystkich decyzyjnych osób czy zwykłą stratę czasu, bo czym więcej osób spogląda w dany projekt, tym gęstsza ilość opinii. Często ze sobą sprzecznych.

Jako zleceniodawca możemy swobodnie kontrolować postępy prac, a także zgłaszać swoje poprawki. Radzimy czynić to w trakcie działań, a nie tylko na sam koniec, ponieważ zdecydowanie łatwiej wprowadzić innowacje, gdy praca jest na etapie tworzenia, niż gdy wszystko zostanie już domknięte.

Zadaniem zleceniodawcy jest doprowadzenie pomysłu do sprawnej realizacji. Czym lepiej rozpiszemy swoje idee, spostrzeżenia i plany, tym większa szansa na to, że wszystko przebiegnie sprawnie i po naszej myśli. Jak to osiągnąć? Tworząc najlepszy możliwy brief!

Autor: Paweł Drąg
 

Niniejszy artykuł powstał w oparciu o wiedzę i doświadczenie zawodowe autora, który nie jest członkiem zespołu redakcyjnego Szczecinbiznes.pl. Artykuł  zawiera ogólne informacje o poruszanym temacie i nie stanowi porady, która może być wykorzystana przy podejmowaniu decyzji w konkretnych przypadkach. Wyłączną odpowiedzialność za decyzje podjęte w oparciu o informacje zawarte w niniejszym artykule ponoszą osoby korzystające z tych informacji.