Trudna sytuacja na rynku pracy powoduje, iż aktualnie obserwujemy coraz większą profesjonalizację w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Wiąże się to z potrzebą dokładnej analizy funkcjonowania przedsiębiorstwa, aby ostatecznie wyeliminować lub zminimalizować potknięcia w obszarach, które nie dostarczają oczekiwanych wyników.
Benchmarking to nic innego, jak etap analizy działania firmy, a także próba sięgnięcia po najlepsze możliwe wzorce. Dzieje się tak poprzez obserwację rynku i uczenie się od przedsiębiorstw, które osiągają sukces. Co może wykazać omawiana analiza? - To kwestia analitycznego podejścia do swojej firmy, więc wymagana jest duża doza samokrytycyzmu i dystansu do analizowanych zagadnień. Wtedy najłatwiej zauważyć to, co czasami ginie w stałym, szybkim rytmie pracy. Może to być chociażby zbyt niska jakoś produkcji, niewystarczające zabiegi marketingowe, problemy komunikacyjne, czy zbyt mała liczba zatrudnionych w stosunku do liczby nałożonych zadań. Dobre benchmarki to precyzyjny komunikat wskazujący, gdzie leży problem. Później już zadaniem osób zarządzających firmą jest, aby zareagować i zwalczyć problem – wyjaśnia Katarzyna Opiekulska, dyrektor zarządzająca LSJ HR Group.

Partnerzy cyklu Know-how:

Ideą założenia jest rozumne porównywanie się z najlepszymi firmami, a następnie modyfikacja własnych zamierzeń, by na mocy obserwacji tworzyć cele strategiczne i odnajdywać kolejne obszary do rozwoju. Według klasycznej definicji benchmarking jest procesem polegającym na doskonaleniu efektywności własnej organizacji poprzez identyfikowanie, analizowanie, adaptowanie i wdrożenie rozwiązań stosowanych przez organizacje najbardziej efektywne w skali świata. Sam proces porównawczy można w uproszczeniu podzielić na trzy etapy – porównanie wewnętrzne, porównanie firm konkurencyjnych, a także porównanie przedsiębiorstw spoza obrębu naszej branży.

- Wyróżniamy kilka rodzajów benchmarkingu. To technika oparta na porównaniu z konkurencją, proces dokumentujący sposoby realizacji danych zagadnień w różnych działach przedsiębiorstwa, czy choćby wizja polegająca na szukaniu punktów odniesienia dla tych funkcji firmy, które chcemy udoskonalić. Bez odpowiedniej wiedzy merytorycznej i dogłębnej analizy nie sposób wdrożyć żadną z tych idei. Jestem też przekonana, że wszystkie sprowadzają się do pogłębienia obszarów kreatywnych w firmie – dodała Katarzyna Opiekulska.

Jest w pełni naturalne, że każdy przedsiębiorca chce osiągać jak najlepsze wyniki, a w tym celu szuka konkretnych rozwiązań u konkurencji. Nowoczesne przedsiębiorstwa mocno stawiają na dokładne raporty z każdego ruchu podobnych do siebie firm, by na bieżąco kontrolować, czy w jakimś obszarze pojawiła się cenna idea, którą można zmodyfikować i wykorzystać na swoje potrzeby. Benchmarking nie obstaje jednak sztywno w polu tej samej branży, tym bardziej że poruszanie się wokół tej samej dziedziny rynkowej jest dużym ograniczeniem. Stąd też o wiele bardziej wartościowe jest poszukiwanie idei poza swoim obszarem pracy.

Idea techniki opiera się również na prostym założeniu, że lepiej jest skorzystać z pomysłów konkurencji, które zakończyły się sukcesem, niż samemu szukać rozwiązań, poświęcając na to czas, pieniądze, a także zwiększając ryzyko, że dane przedsięwzięcie nie będzie strzałem w dziesiątkę.

Co daje benchmarking?

• wsparcie decyzji konkretnymi danymi
• więcej argumentów o zmianach w obszarze codziennego działania
• monitoring efektywności i produktywności
• możliwość wprowadzania udoskonaleń, które zostały już przetestowane u konkurencji
• pomysły spoza branży
• większa świadomość własnych braków i ograniczeń
• ewentualność stworzenia planu działania na kolejne etapy rozwoju firmy
• aspekt mobilizacyjny przy rejestrowaniu sukcesów konkurencji

Benchmarking to technika dla dojrzałych przedsiębiorstw, które dotarły do momentu, kiedy mają środki, możliwości i odpowiednie zasoby ludzkie do tego, aby uczynić krok naprzód w kwestii swojego rozwoju. Porównywanie z innymi nie może działać tutaj jako okazja do wypominania sobie, że jest się w czymś słabszym. To motywacja do zmierzenia się z własnym zasobem wiedzy i dotychczasowymi działaniami, by zapoczątkować swoją dalszą ewolucję. Idea nie może też służyć budzeniu uśpionych konfliktów, buchającej zazdrości i natarczywemu szukaniu winnych, które zepsują atmosferę w zespole i mogą przynieść wiele szkód w wewnętrznym funkcjonowaniu. Jednocześnie trudno szukać w benchmarkingu okazji do doskonalenia, jeśli z góry przyjmuje się negatywny stosunek do pomiaru efektywności. Unikanie lub deprecjonowanie wyników analizy charakteryzuje firmy, które nie są gotowe do ekspansywnej dynamizacji ruchów na rynku pracy.

Stosuj benchmarking, jeśli na bieżąco dokumentujesz swoje poczynania, masz wiedzę na temat poszczególnych koncepcji opisywanej idei, a także czujesz zaufanie do zespołu i otaczasz się współpracownikami nastawionymi na stałe doskonalenie. Technika pozwoli ci odpowiedzieć na kilka pytań – zarówno w kwestii ambicji i potencjału partnerów zawodowych, jak i twojej gotowości do podjęcia zmian w firmie. To także potężna porcja wiedzy odnośnie do zweryfikowania czy można przełożyć sukces przedsiębiorstwa, które jest wzorem, na własne podwórko.

- Pamiętajmy, że nie warto zrażać się, jeśli pierwsza weryfikacja jest negatywna. Czynnikami, z którymi trudno jest walczyć, to specyfika danej branży, obszar działalności, a także panujące trendy gospodarcze. Zanim więc zdecydujesz się wzorować na danej firmie, weź pod uwagę powyższe czynniki. Twoje porównania muszą prowadzić nie tylko do konstruktywnych wniosków, ale i zamienić się w czyn. Szczególną uwagę chciałabym także zwrócić na to, by nie stosować benchmarkingu jednorazowo, tylko traktować go jako regularne badanie, którego końcowym rezultatem winno być samodoskonalenie organizacji rozumianej jako całość – uzupełniła Katarzyna Opiekulska.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Nie należy zapominać, że mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, które chcą skorzystać konsultacji biznesowych bazujących na benchmarkingu, mogą otrzymać na ten cel dofinansowanie w wysokości nawet 80 proc. wartości usługi. Dofinansowanie jest możliwe, jeśli organizacja skorzysta z konsultacji firmy spełniającej Standard Usług Szkoleniowo-Rozwojowych PIFS SUS 2.0, takiej jak np. LSJ HR Group. W takiej sytuacji mikroprzedsiębiorcy mogą uzyskać wsparcie w wysokości 15 tys. zł, małe przedsiębiorstwa – 75 tys. zł, a średnie firmy nawet 400 tys.zł. Wszystko to zaś przy minimalnej biurokracji i z dużym wsparciem zarówno konsultanta, jak i operatora dofinansowania.

Paweł Drąg
LSJ HR Group

Niniejszy artykuł powstał w oparciu o wiedzę i doświadczenie zawodowe autora, który nie jest członkiem zespołu redakcyjnego Szczecinbiznes.pl. Artykuł  zawiera ogólne informacje o poruszanym temacie i nie stanowi porady, która może być wykorzystana przy podejmowaniu decyzji w konkretnych przypadkach. Wyłączną odpowiedzialność za decyzje podjęte w oparciu o informacje zawarte w niniejszym artykule ponoszą osoby korzystające z tych informacji.