W czym “wewnętrzni” są najlepsi?

Głównym celem większości wewnętrznych działów IT jest zapewnianie dostępności aktualnie wykorzystywanych w firmie narzędzi IT. Pracownicy skupieni są na utrzymaniu ich działania i zorientowani na realizację codziennych operacji zapewniających status quo. Dlatego też nie mają czasu, a częściej nawet potrzeby, na analizę trendów w IT. Często z tego powodu nie obserwują nawet tego, co w dziedzinie IT robi konkurencja ich firmy. Z mojego doświadczenia wynika, że wewnętrzni pracownicy IT raczej preferują i proponują podejście zachowawcze. Dzięki ich cierpliwości realizowanych jest wiele działań żmudnych, powtarzalnych i niezbędnych w firmie. To pracownicy wewnętrzni stanowią zwykle pierwszą i kolejne linię technicznego wsparcia i w razie kłopotów, to na ich barki spada niezadowolenie użytkowników końcowych, gdy „coś nie działa”. Stąd, w naturalny sposób, wymarzonym stanem docelowym dla nich jest sytuacja, w której „nic się nie popsuło”, a typowe nastawienie to unikanie zmian. Tym bardziej, że traktowany jako koszt wewnętrzny dział IT, przyzwyczajany jest raczej do niskich budżetów i ciągłej presji na ich redukcję.

Partnerzy cyklu IT w biznesie:

Zewnętrzni konsultanci pomagają pokonać konkurencję

Zupełnie inne podejście mają firmy zewnętrzne, zwłaszcza firmy konsultingowe - wzywane,  gdy pojawia się potrzeba np. wyprzedzenia dzięki IT konkurencji.

Wtedy to na innowację przeznaczane są duże budżety inwestycyjne. Pojawia się rozmach, sięganie po najnowsze pomysły i rozwiązania. Nieraz w ten sposób podejmowane są wyzwania realizacji czegoś, czego jeszcze nikt inny nie dokonał. Powstaje więc pole do eksperymentu i przyzwolenie na ewentualną porażkę oraz wielokrotne próby osiągnięcia rozwiązania różnymi sposobami.

Konsultanci z firmy zewnętrznej potrafią doskonale wykorzystać takie okoliczności. Przede wszystkim dlatego, że przyzwyczajeni są do ciągłych wyzwań projektowych, sytuacji niepewności i zmian. Zwykle pełni pasji do IT, ambicji  i adrenaliny reprezentują zupełnie inny stan umysłu (ang. mind-set). Dzięki wielu różnorodnym projektom realizowanym dla odmiennych klientów, ludzie tacy korzystają ze znacznie większych doświadczeń i poszerzonej perspektywy oraz dogłębnego rozumienia rynku często także w obszarze tego samego sektora. Ponadto w firmach konsultingowych stałą praktyką jest „globalny brainstorming” czyli wykorzystywanie doświadczeń całej, często międzynarodowej organizacji, na potrzeby konkretnego klienta. Stąd polski doradca przynieść może nam informację o innowacjach realizowanych dziś np. w USA. Dodatkowo poziom kompetencji takich specjalistów podnoszony jest przez regularne i często drogie szkolenia, w jakie firmy żyjące ze „sprzedawania innowacji” muszą inwestować o wiele bardziej niż szefowie wewnętrznych działów IT. „Zewnętrzni” przynoszą ze sobą często także zbiór narzędzi i dobrych praktyk, których użycia łatwo przy okazji współpracy nauczyć się mogą pracownicy wewnętrzni.

Specjalistom z firm zewnętrznych warto więc oddawać prawdziwe wyzwania. Częstą praktyką jest wzywanie ich jako „komandosów”, do ratowania projektów z sytuacji, w których inni nie mogą dać sobie rady.

Czy korzystanie z firm zewnętrznych się opłaca?

Pozornie firma zewnętrzna jest droga, ale angażując ją zatrudniamy wysokiej klasy specjalistów i nie ponosimy, ogromnych często, kosztów edukacji własnej załogi. Obecność takiego eksperta zwykle może być pretekstem do podniesienia kompetencji współpracujących z nim pracowników wewnętrznych. Taki transfer wiedzy może być nawet oficjalnie częścią zadań konsultanta.

Dodatkowo wykorzystujemy firmę zewnętrzną tylko wtedy, gdy jest potrzebna, czyli nie następuje zobowiązanie się do ponoszenia kosztów eksperta w sposób stały i niezależny od faktycznych potrzeb - jak by to było w przypadku typowej umowy o pracę.

Co także istotne, wysoce opłacany konsultant często przyzwyczajony jest do o wiele wyższych oczekiwań, co do poziomu jego efektywności. Dlatego też w ostatecznym rozrachunku, w wielu przypadkach, może okazać się rozwiązaniem wręcz tańszym, a na pewnym wartym wypróbowania.

Kiedy skorzystać z „zewnętrznych”?

Doceniając pracę wewnętrznych pracowników, warto wykorzystać fakt, iż najlepiej znają IT użyte w firmie oraz wytrwale i codziennie pracują z użytkownikami końcowymi. W razie sytuacji kryzysowej, to oni powinni być w stanie zapewnić firmie możliwości dalszego działania. Jako jedyni posiadają bowiem całościowy obraz IT w organizacji. Stąd powinni oni co najmniej nadzorować pracę firm zewnętrznych; zarówno dostarczając im informacji o potrzebach, ale też dbając o zgodność rozwiązań z firmową strategią IT (np. polityką bezpieczeństwa). Kluczowe jest także zapewnienie przez dział wewnętrzny tego, by firmy zewnętrzne zostawiały w organizacji wystarczającą ilość wiedzy do tego, aby organizacja mogła samodzielnie korzystać z tego, co zostało przez „zewnętrznych” dostarczone.

Zewnętrznych konsultantów sugeruję angażować do recenzji obecnego stanu IT. Co istotne, będzie to bardziej obiektywna ocena, pozbawiona wpływów wewnętrznej polityki.

Dalej, wykorzystywać zewnętrznych dostawców należy do zaproponowania tego, gdzie najnowsza informatyka mogłaby organizację poprowadzić oraz doradztwa, np. co do architektury wdrażanych rozwiązań. Z reguły, znacznie efektywniej firma taka wytworzy rozwiązanie dedykowane. Także migracja na nowe technologie będzie zrobiona wydajniej. W obu ostatnich przypadkach testowanie takiej aplikacji pozostawiłbym wewnętrznemu działowi IT.

Marcin Kaczmarek, CEO w Consileon Polska