Oszczędności, usprawnienia i nowe możliwości, jakie daje informatyzacja i digitalizacja, nie są obecnie kwestionowane nawet przez najbardziej konserwatywnych managerów. Kiedy IT powinno więc kosztować dużo, a kiedy nie?

 

Dlaczego tak drogo?

 

Dla większości przedsiębiorstw koszty związane z rozwojem oprogramowania to przede wszystkim koszty zatrudnienia lub wynajęcia specjalistów, którzy przełożą procesy biznesowe na działający system. W obecnej gospodarce zapotrzebowanie na takich specjalistów wciąż rośnie i trendowi temu nie widać na razie końca. Rynek pracy sektora IT jest już od dawna rynkiem pracownika. Wg prognoz, w całej Unii Europejskiej do 2020 roku zabraknie nawet około 1 miliona informatyków.  Z jednej strony jest to wynikiem zapotrzebowania lokalnego, z drugiej presji gigantów IT, z których wielu (np. Google czy Microsoft) lokuje w Polsce, swoje centra R&D. Nie dziwi, więc fakt, że programiści się cenią, a fundusz ich płac  stanowi zazwyczaj największy koszt w budżetach IT. W porównaniu do niego koszty znakomitej większości licencji dla oprogramowania “pudełkowego” są często pomijalne.

 

Procesy pierwszoplanowe i wspomagające

 

W każdym przedsiębiorstwie mamy do czynienia z wieloma procesami. Część z nich stanowi trzon działalności przedsiębiorstwa - to, co decyduje o jego unikalności i przewadze konkurencyjnej. Natomiast część jest jedynie wspomagająca lub wynika ze zobowiązań prawno-administracyjnych. Dla obu tych grup procesów można, a nawet należy zastosować inne podejście w strategii informatyzacji.

 

Przewaga konkurencyjna kosztuje

 

Inwestować należy najpierw w procesy pierwszoplanowe. To, co jest w przedsiębiorstwie unikalne i lepsze niż u innych, decyduje o tym, w jaki sposób możemy prześcignąć konkurencję. Jednocześnie dla obsługi takich procesów nie znajdziemy oprogramowania „z pudełka” – jeśliby istniało, oznaczałoby to, że nasza „unikalność” jest de facto na tyle znana i rozpoznana, iż ktoś zamknął ją w ramach standardowego produktu – to byłaby więc sprzeczność sama w sobie. Możemy oczywiście użyć oprogramowania standardowego i dostosować nasze procesy do niego – ale znowu, gdzie wtedy będzie nasza unikalność i przewaga? Przy tego rodzaju krytycznych dla przedsiębiorstwa procesach należy więc zainwestować w rozwiązania informatyczne szyte na miarę, lub w ostateczności w oprogramowanie  “prawie gotowe” i mocno dostosowywalne. Tylko w ten sposób zapewnimy najlepsze odwzorowanie naszych sposobów działania w świecie cyfrowym.

 

Należy zauważyć, iż budować przewagę biznesową można także w tych obszarach, które w większości przypadków są zagospodarowane przez aplikacje “pudełkowe”. Przykładowo: jeden z naszych klientów zamówił dedykowany system ERP. Systemy tej klasy już od lat są dobrze zrozumiane i ustandaryzowane, więc początkowo mieliśmy dużo wątpliwości, co do sensu realizacji kolejnego systemu tego typu. Podczas dalszych rozmów stało się jednak jasne, że mocno odbiegające od standardowych procesy w ramach szeroko rozumianego ERP stanowią przewagę konkurencyjną i unikalny know-how tej firmy. Zarządzający mieli świadomość, że mogliby użyć standardowego oprogramowania, zmusiłoby ich jednak to do kompromisów i zmian w procesach, dostosowania się do typowych rynkowych praktyk i utraty części przewagi. W tym przypadku odpowiednim wyborem było więc stworzenie dedykowanego oprogramowania, aby wpierać to, co jest wyjątkowe  i lepsze niż u konkurencji. Ta sama firma korzystała też oczywiście z wielu innych systemów (księgowość, oprogramowanie kas, systemy oceny ryzyka, hurtownia danych, elektroniczny system obiegu dokumentów, etc.), gdzie  użyto oprogramowania “pudełkowego”. W tych obszarach firma mogła i chciała iść na kompromisy w kształtowaniu swoich procesów, ponieważ były to dla niej jedynie procesy wspomagające.

 

Standard nie powinien kosztować dużo

 

Działalność wspomagająca jest i będzie obecna w każdej organizacji. Jednak tu można i należy iść na kompromisy w organizacji pracy, tak, aby można było użyć standardowych rozwiązań IT. Jest to nie tylko opłacalne ze względu na potężną często różnicę w kosztach gotowych rozwiązań w stosunku do kosztów wytworzenia i utrzymania własnego oprogramowania, ale także i ze względu na optymalizację działania przedsiębiorstwa. Przyjmując narzucone przez masowe oprogramowanie standardy działania w takich dziedzinach, jak np. księgowość, ewidencja czasu pracy, gospodarka magazynowa, mamy pewność, że używamy sprawdzonych, zoptymalizowanych i wypróbowanych rozwiązań. Nie musimy poświęcać czasu na wymyślanie sposobu na przeprowadzenie danego procesu – mamy gotowy przepis oraz oprogramowanie go realizujące. Należy oczywiście jednak zastrzec, że „niedużo” jest wartością względną zależącą od wielkości i skali przedsiębiorstwa. Są mikro-firmy, które na pudełkową informatykę wydadzą kilkaset złotych. Standardowe oprogramowanie dla międzynarodowej korporacji wciąż może jednak kosztować miliony.

 

W oprogramowanie inwestuj z rozwagą

 

To, na co, ile i w jaki sposób zostanie wydane w IT, zależy oczywiście od zarządzających firmą oraz ich strategii. Zanim jednak zdecydujemy się na typ rozwiązania – „pudełkowe” vs „na miarę” – zastanówmy się, co uważamy za naszą przewagę i czym chcemy konkurować. I jedynie tam decydujmy się na poważne inwestycje w IT.