Z siedmiu lat na rozdysponowanie przyznanych Polsce środkom bezzwrotnej pomocy przez liczne instytucje zarządzające państwowe i samorządowe zostało 5 i pół roku, a jeszcze nie ruszyły naboy wniosków o dotację. Niebawem (w III i IV kwartale2015 r.) ta lawina na dobre ruszy, i to ze skumulowanym w czasie oczekiwania impetem.

I tu pojawia się pierwsza bariera: obezwładniająca przeciętnego Polaka - czy to przedsiębiorcy, czy urzędnika samorządowego, czy działacza organizacji pozarządowej -  mnogość możliwych źródeł  informacji, które - jeśli chcemy o jakąś dotację powalczyć – zainteresowany musiałby codziennie monitorować, żeby nie przeoczyć konkursu, który jak ulał będzie pasował do jego potrzeb i możliwości.  Adresy odpowiednich stron www, których używaliśmy w poprzedniej perspektywie często są już nieaktualne, a instytucje potworzyły nowe, które trzeba od nowa zidentyfikować.

W procesie poszukiwania odpowiedniego źródła dotacji występuje swojego rodzaju błędne koło.  Jeśli ktoś - powiedzmy przedsiębiorca A - nie ma szczegółowej wiedzy o tym, jakie przedsięwzięcia (projekty) będą w tym okresie programowania wspierane, ale wie, co mu jest potrzebne, w jakim zakresie potrzebowałby wsparcia, jeśli w głowie ma wszystko poukładane i policzone, ma łatwiej: może np. udać się do Punktu Informacji o Funduszach - a takie mają wkrótce wszędzie funkcjonować,  czy zwrócić się do profesjonalnej firmy doradczej i przedstawić swoje zamierzenie. Istnieje wtedy szansa, że uzyska dostatecznie szczegółową informację. Przedsiębiorcę A można przyrównać do klienta, który udaje się do restauracji z konkretnym zamiarem zjedzenia porządnego schabowego z kapustą, i może zgodzić się na mizerię zamiast kapusty, ale schabowy musi być.

Niestety dość powszechna jest zgoła inna strategia: przedsiębiorca B chce skorzystać z jakiejś dotacji, - bo są, bo konkurenci dostali dotację już dawno, bo potem może dotacji już nie być .. tylko nie bardzo wie, właściwie jaki jego problem ta dotacja ma rozwiązać?  O co mu chodzi? Takie podejście jest z góry skazane na niepowodzenie, ponieważ jak ma się udać wyłowienie z gąszczu informacji „przegródki” która mu będzie pasowała, jeśli zainteresowany sam jeszcze nie wie, do czego „będzie pasowała”? A jeśli nawet znajdzie coś, co go zainteresuje, będzie miał bardzo poważny problem z odpowiednim sformułowaniem wniosku, bo po prostu nie ma w głowie żadnej swojej wizji, nie zdefiniował i nie przygotował swojego projektu. A jak zrobić biznesplan przedsięwzięcia nieokreślonego? Takiego przedsiębiorcę B można przyrównać do kogoś, kto właściwie głodny nie jest, ale wejdzie do mijanej, modnej restauracji, gdzie otrzyma bardzo bogate menu - obszerną księgę – i będzie ją czytał z narastającą irytacją, mając trudności w dokonaniu optymalnego wyboru. Na koniec podejmie wreszcie decyzję - żeby stąd pójść gdzie indziej. Bo przecież głodny nie był.

Pierwsza rada:  jeśli myślisz o dotacji ze środków ue, najpierw zdefiniuj swój podstawowy projekt, oparty na twoich potrzebach. Ułóż w głowie i na papierze swojego rodzaju projektową „kostkę Rubika” – stwórz wizję projektu  w 3D, pamiętając, że od każdej strony musi wszystko grać jako całość. Te trzy wymiary każdego projektu to:

• CO jest mi potrzebne (zakres rzeczowy, możliwie szczegółowo i kompletnie)
• ILE pieniędzy mi na to potrzeba (realna wycena kosztów; ile z dotacji, a ile mogę włożyć jako wkład własny; czy dostanę kredyt obrotowy na sfinansowanie projektu – przecież dotacje inwestycyjne dostaje się na ogół po zakończeniu i rozliczeniu projektu; czy będę mógł złożyć gwarancje przy podpisaniu umowy na całą kwotę dotacji? Trzeba się realnie policzyć, bo dotacja to nie wszystko.)
• JAK DŁUGO to potrwa (realistyczny harmonogram; przyjmij, że umowy o dotację nie zawrzesz od ręki, ten proces potrwa co najmniej pół roku albo i dłużej. Czy po roku lub dwóch realizacja projektu będzie miała sens?)

Takich kostek Rubika możesz poukładać więcej, choćby tylko uzupełniających projekt główny: potrzebuję nowoczesnych maszyn, ale też potrzebuję dobrego systemu komputerowego do sterowania produkcją i ogólnie do zarządzania przedsiębiorstwem, potrzebuję też wykwalifikowanej kadry i przydała się też marketingowa ofensywa... Takie kompleksowe podejście jest istotne: być może uda się wówczas znaleźć źródła dotacji dla całej wiązki projektów?  Tak czy owak, zawsze podnosisz swoje szanse na bezzwrotne wsparcie choćby na jeden projekt.  Kompleksowe podejście jest bardzo dobrze widziane.

Mając zdefiniowane potrzeby i ułożone w głowie „kostki Rubika” trzeba własnymi siłami, lub z pomocą specjalistów zewnętrznych znaleźć odpowiednią „przegródkę” w odpowiednim Programie. Zapoznaj  się na początek z tzw. ramowym harmonogramem  konkursów na dany rok, albo i na całą perspektywę. Instytucje muszą takie harmonogramy opracowywać i upubliczniać.

Druga rada: wybierz niekoniecznie najbliższy termin konkursu. Raz, że dopracowanie projektu, opisanie go we wniosku i skompletowanie załączników trochę potrwa, a  im większa wartość projektu i dotacja, tym więcej będzie pisania. Dwa – do pierwszego konkursu zgłoszą się nieprzebrane tłumy wnioskodawców z cennym doświadczeniem z poprzednich lat. Trzy – pierwsza runda po nowemu może nie przebiegać płynnie. Urzędnicy to też ludzie...

Drugą powszechną barierą w ubieganiu się o dotację jest KONIECZNOŚĆ zrozumienia przez przedsiębiorcę (lub innej zainteresowanej osoby fizycznej lub prawnej) specyficznych pojęć, jakie są używane w instytucjach zarządzających dystrybucją funduszy UE, i KONIECZNOŚĆ bardzo dokładnego zapoznania się ze wszystkimi dokumentami, takimi jak:

• Ogłoszenie o rozpoczęciu naboru wniosków w konkursie numer... w ramach Programu Operacyjnego X, priorytet Y, cel tematyczny Z, schemat A itp. Te dane są bardzo istotne, bo kierują nas do odpowiedniej „przegródki”  wskazanego Programu, z której treścią  należy się dokładnie zapoznać. To podstawa. Z lektury tej wyniknie np. czy zainteresowany ma w ogóle prawo składania wniosków w danym konkursie (są różne ograniczenia, wynikające z danego celu.
• Regulamin konkursu. Dokładna lektura pozwoli na uniknięcie błędów formalnych.
• Formularz wniosku.  Dowiesz się z niego co będziesz musiał opisać, i z jaką dokładnością.
• Instrukcja wypełniania wniosku. Będzie potrzebna na dalszym etapie, ale często zawiera zaskakujące informacje i wymagania dodatkowe.
• Wzory obowiązkowych załączników. Trzeba się do nich przyłożyć - bez nich wniosek odpadnie w fazie oceny formalnej.
• Wzór umowy o dofinansowanie.  Bardzo dokładnie przeanalizuj, jakie obowiązki będą na obie spoczywać w myśl tej umowy, i jakie będą konsekwencje ich niedotrzymania. Zwróć uwagę, że trzeba będzie przy podpisaniu umowy złożyć weksle lub gwarancje bankowe, zabezpieczające interes publiczny w razie gdybyś musiał zwrócić całą dotację z odsetkami, nie realizując lub niewłaściwie realizować dotowany projekt.

TRZECIA RADA:  Zanim zaczniesz dopracowywać swój projekt warto znaleźć  (o ile instytucja przeprowadzająca konkurs ich nie załączy do wymienionego „pakietu startowego”) i przeanalizować następujące dokumenty:

a)    karty (formularze) oceny formalnej  i co ważniejsze - oceny merytorycznej

oraz

b)    kryteria wyboru wniosków /projektów do dofinansowania

Warto przeprowadzić, przed podjęciem dalszych decyzji, symulację oceny merytorycznej. Przyjmij,  że nie będzie taryfy ulgowej, punktuj jakbyś był najbardziej wymagającym ekspertem. Przygotuj się też na niemiłe niespodzianki : wbrew założeniom i zasadom UE , że dotuje się, a więc i ocenia PROJEKT opisany we wniosku, w kryteriach oceny wniosków w Polsce nagminnie pojawiają się również kryteria dotyczące WNIOSKODAWCY, takie jak np.: od ilu lat wnioskodawca prowadzi działalność; jakie doświadczenie w realizacji projektów z dotacją UE; czy posiada (lub nie) certyfikat ISO; jaki ma potencjał kadrowy zdolny do zrealizowania projektu; jaki wnioskodawca ma standing finansowy; lokalizacja siedziby – np. w powiecie o wyższym czy niższym poziomie bezrobocia - i tak dalej.

Jest to praktyka niedopuszczalna: wszystkie wyżej wymienione kryteria powinny się znaleźć w tzw. kryteriach dostępowych, przesiewających uprawnionych do wzięcia udziału w konkursie, i jako takie powinny podlegać ocenie formalnej. Wtedy byłoby to poprawne: modelowanie kierunków wspierania dotacyjnego jest zasadne i uprawnione, ale punktacja projektu w ocenie MERYTORYCZNEJ według takich podmiotowych kryteriów oznacza, że wybiera się w ten sposób nie tylko projekty, ale i wnioskodawców, wbrew regułom obowiązującym w UE. W dodatku kryteria wyboru projektów uchwala na ogół odpowiedni Komitet Sterujący danego programu, i nie istnieje prawna procedura ich oprotestowania.

Przeprowadzenie symulacji oceny merytorycznej może wykazać, że sam projekt w świetle postanowień danego Programu Operacyjnego miałby szansę zdobyć np. 85 na 100 punktów, ale kryteria podmiotowe obniżają ocenę do poziomu, który już jest za niski, aby znaleźć się na podstawowej liście projektów, które otrzymają dotację (a czasem decyduje ułamek punktu...).

Trzeba wówczas podjąć decyzję, czy jednak wniosek składać , czy może da się podnieść punktację poprzez korekty projektu, czy może jednak szukać innego źródła sfinansowania swojego projektu.

Na koniec słów kilka o parasolu ochronnym Wnioskodawcy, jakim są procedury odwoławcze. Najpierw poszkodowany Wnioskodawca składa protest, rozpatrywany wewnątrz samej instytucji, więc rzadko uwzględniany. Drugim krokiem jest skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, a przy niekorzystnym wyroku (różnie bywa..) – skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego. WARTO I NALEŻY Z TYCH PROCEDUR KORZYSTAĆ, jeśli jest się przekonanym, że ocena wniosku została dokonana z naruszeniem prawa. Wnioskodawca może - dzięki skutecznemu odwołaniu się – jednak otrzymać dotację, a jeśli nie – to być może należne mu jest odszkodowanie.

Im więcej protestów i skarg, tym czytelniejszy sygnał, że coś w realizacji konkursów w danej instytucji szwankuje – i należy takie sygnały – dla dobra publicznego – wysyłać, również do lokalnych i centralnych mediów. Instytucje publiczne muszą być wzorcowo profesjonalne i pracować bezbłędnie. Póki co, gdy życie jednak pokaże co innego – TRZEBA REAGOWAĆ.
Podsumowując:

Możliwość otrzymania bezzwrotnej dotacji inwestycyjnej , nawet wielomilionowej, jest wartością samą w sobie. Są to jednak pieniądze „znaczone” - na konkretny cel.

Kto ma zdefiniowane swoje cele i swoje potrzeby ma istotną przewagę nad kimś, kto za cel sobie stawia samo otrzymanie dotacji . Trzeba znać triadę:

Cele -> metody -> środki

i nauczyć się rozróżniać co jest co. To pomaga w myśleniu uporządkowanym, przejrzystym i spójnym. Przykładowo: budowa oczyszczalni nie jest celem samym w sobie. Jest metodą do osiągnięcia celów ekologicznych. Natomiast dotacja, jak i inne pieniądze, jest niezbędnym środkiem, dzięki któremu można zastosować metodę i osiągnąć cel. 

Tak należy też myśleć o dotacji z funduszy europejskich

Warto, aby potencjalni wnioskodawcy - dla skuteczności działania - przede wszystkim definiowali i doszlifowywali swoje projekty,  ćwiczyli układanie kostek Rubika, widzieli projekt trójwymiarowo.  Aby definiowali i doprecyzowali swój cel, zastanowili się nad różnymi metodami (drogami) jego osiągnięcia, i jakie środki – nie tylko pieniężne – trzeba mieć, aby zamiary zrealizować.  Takie podejście daje naprawdę znacznie więcej szans na sukces – czy w tym konkursie, czy w inny sposób.

Debiutantom z pewnością przyda się wsparcie zewnętrznych specjalistów - już w fazie definiowania samego projektu i zapoznawania się ze specyficznym językiem i pojęciami dokumentów programowych.  Sam wniosek wypełnia się na końcu, choć wiele osób uważa, że do tego się sprowadza się cała praca...

Miejmy nadzieję, że udało mu się skorygować ten błędny pogląd, eksponując bariery i zagrożenia, znane mu z wieloletniej praktyki.
 

Kontakt w sprawie dotacji UE
Sebastian Goschorski
+48 536 920 208
kontakt_biznes@poczta.debet.pl
Firma Audytorsko-Księgowa z Grupy Poncyljusz i Radź

Grupa Doradczo-Księgowa Poncyljusz i Radź
ul. Lutniana 39
50-340 Szczecin
tel. +48 91 423 20 41
www.poncyljusziradz.pl
kontakt_biznes@poczta.debet.pl

artykuł promocyjny