Usługa skierowana jest do firm realizujących kontrakty budowlane: zarówno drogowe, mostowe jak i kubaturowe. Mogą z niej skorzystać również m. in. przedsiębiorstwa wykonujące kontrakty związane z pogłębianiem rzek i nabrzeży.

Ekonomiczno-księgowa obsługa kontraktów budowlanych, zwana w branży usługą „ekonomistów kontraktów” wykracza poza klasyczne usługi doradcze czy księgowe. Obejmuje ona czynności ewidencyjno-kontrolne, rozliczeniowe a także planistyczne dotyczące realizowanego przez klienta-zleceniodawcę (i jego podwykonawców) kontraktu.

Usługa obejmuje szeroki katalog czynności, takich jak:

• współtworzenie, aktualizacja i kontrola realizacji budżetu kontraktu/projektu wspólnie z Menedżerem Kontraktu/Projektu,
• kontrola faktur, rachunków i wszelkich zobowiązań pod względem formalno-rachunkowym oraz poprawności i zgodności z zawartymi umowami i rejestrowanie tych dokumentów w systemie finansowo-księgowym w rozbiciu na pozycje budżetowe,
• wystawianie i ewidencja w systemie finansowo-księgowym faktur sprzedażowych z upoważnienia klienta-zleceniodawcy, wystawianie zleceń w ramach realizowanego kontraktu,
• kontrola rozrachunków z kontrahentami/podwykonawcami w zakresie rozliczenia zaliczek, terminowości zapłaty, rozliczenia kwot zatrzymanych itp.
• przygotowywanie informacji dotyczącej wartości robót w toku oraz materiałów niewbudowanych oraz przygotowanie, wspólnie z Menedżerem Kontraktu/Projektu, informacji na temat zaawansowania robot i zgodności z harmonogramem.
• sporządzenie sprawozdania końcowego kontraktu w części ekonomicznej i rozliczenie, kontraktu wspólnie z Menedżerem Kontraktu/Projektu.

Jak stwierdza dyrektor zarządzający, jest to jednocześnie usługa kontroli wewnętrznej wykonywana przez niezależne, obiektywne osoby – pracowników firmy zewnętrznej. Poza prawidłową obsługą dokumentów ekonomiczno-księgowych kontraktu/projektu z zachowaniem procedur w tym zakresie i w zgodności z umowami, klient-zleceniodawca otrzymuje ochronę przed szkodami, które mogą wynikać z nieświadomego lub, co gorsza,  świadomego działania (współdziałania) swoich pracowników (jak już wiemy, można dochodzić od nich naprawy szkody w ograniczonym zakresie).

Outsourcing - dlaczego warto?

Polscy przedsiębiorcy coraz chętniej i szerzej sięgają po outsourcing doceniając jego zalety i korzyści jakie może przynieść. Przekazanie mniej istotnych zadań do realizacji wyspecjalizowanym podmiotom pozwala ograniczyć koszty, podnieść jakość i przerzucić część ryzyka biznesowego na podmiot zewnętrzny.

Wspomniane ograniczenie kosztów to nie tylko redukcja kosztów pracy (koszt usługi outsourcingowej jest z reguły niższy niż koszty wynagrodzeń własnych pracowników).

- Przy podejmowaniu decyzji o zastosowaniu outsourcingu ważne jest aby sobie uświadomić, że znacząca jest też redukcja lub wyeliminowanie kosztów związanych z organizacją miejsc pracy (pomieszczenia, wyposażenie), kosztów utrzymania lub podniesienia kwalifikacji pracowników (szkolenia), wydatków na osprzęt komputerowy, jego serwis, kosztów licencji i kosztów odnawiania oprogramowania. Często niedocenianym ale istotnym elementem redukcji kosztów są koszty popełnianych błędów przez własnych pracowników czy wręcz koszty ukrytego działania pracowników na niekorzyść przedsiębiorstwa z korzyścią dla siebie - mówi Piotr Radź, współwłaściciel Grupy Poncyljusz i Radź.

Przerzucenie ryzyka na firmę outsourcingową wynika z tego, że podmiot zewnętrzny, zgodnie z art. 471 kc, odpowiada za całą szkodę wynikającą z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Pracownik, zgodnie z art. 119 kp, odpowiada jedynie do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia), chyba ze szkodę wyrządził z winy umyślnej. Korzystanie z usług podmiotu zewnętrznego jest więc mniej ryzykowne prawnie od korzystania z usług własnych pracowników. Podmioty zewnętrzne przy przejmowaniu tego typu ryzyka wspierają się najczęściej odpowiednim ubezpieczeniem OC.

Element przeniesienia ryzyka za jakość czynności nabiera wyraźnego znaczenia w obszarach ekonomiczno-finansowych przedsiębiorstwa. Klasyczny przykład zastosowania outsourcingu w tym obszarze to przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Oprócz pewności ustalenia prawidłowego wyniku ekonomicznego i podatkowego podmiot prowadzący księgi rachunkowe przejmuje odpowiedzialność wobec urzędów podatkowych i „obsługuje” kontrole podatkowe.

Sięganie po outsourcing, również spoza standardowego zakresu, pozwala przedsiębiorcy, poza oszczędnościami kosztowymi i uproszczeniem struktury organizacyjnej własnego przedsiębiorstwa zgodnie z zasadą Lean Management, bardziej skoncentrowania się na własnym biznesie i spokojniej o nim myśleć. Poprzez outsourcing w obszarze ekonomiczno księgowym przedsiębiorca dostaje nową  jakość: pełne zachowanie przepisów prawa i procedur, mniej błędów, mniej kontroli i kar, więcej informacji zarządczej - podsumowuje Krystyna Poncyljusz, współwłaścicielka Grupy Księgowo-Doradczej Poncyljusz i Radź.

Kontakt w sprawach outsourcingu ekonomiczno-księgowego, w tym ekonomiczno-księgowej obsługi kontraktów/projektów:
Sebastian Goschorski
+48 536 920 208
kontakt_biznes@poczta.debet.pl
Firma Audytorsko-Księgowa z Grupy Poncyljusz i Radź

Grupa Doradczo-Księgowa Poncyljusz i Radź
ul. Lutniana 39
50-340 Szczecin
tel. +48 91 423 20 41
www.poncyljusziradz.pl
kontakt_biznes@poczta.debet.pl

artykuł promocyjny