Od struktury do myślenia. Dlaczego firmy inwestują w konsultacje kadrowe

Konsultacje kadrowe mogą dotyczyć zarówno struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, nowego podziału obowiązków pomiędzy pracownikami, systemu zarządzania, jaki i umiejętności menadżerskich, czy komunikacji. Każde z tych zagadnień może się okazać kulą u nogi, jeśli w wyniku rozwoju firmy zaszły zmiany uniemożliwiające trwanie w dotychczasowym stanie.

 

Jak twierdzi Katarzyna Opiekulska, dyrektor LSJ HR Group, potrzeba sięgania po pomoc zewnętrznego konsultanta staje się coraz pilniejsza. Inwestycje zagraniczne, których w regionie coraz więcej, poniekąd wymusiły na lokalnych organizacjach inny sposób zarządzania, m. in. zespołami. Firmy przestały obawiać się audytu, który obnaża słabości, gdyż w rezultacie prowadzi on do znacznej poprawy funkcjonowania. A dobrze funkcjonująca firma ma mniej problemów z pozyskaniem i zatrzymaniem pracowników.

 

Przez kilkanaście lat LSJ HR Group doradzało klientom w  sprawach związanych z pozyskaniem nowych członków zespołów. Od kilku miesięcy proces rekrutacji to zbyt mało, aby przyciągnąć i zatrzymać pracownika. Liczy się wszystko, co wpływa na samopoczucie pracownika funkcjonującego w ramach danej organizacji.

Struktura organizacyjna

 

Aktualne i przyszłe potrzeby przedsiębiorstwa mogą generować palącą potrzebę zmian w strukturze organizacyjnej i podziale obowiązków pomiędzy pracownikami. Niezbędne do zaproponowania zmian jest przeprowadzenie audytu z kluczowymi pracownikami przedsiębiorstwa, wskazanymi przez osoby zarządzające organizacją.

 

Pierwszym wynikiem konsultacji jest  aktualny, zweryfikowany z kluczowymi pracownikami, schemat organizacyjny firmy oraz propozycje jego zmiany w perspektywie 1-2 lat. Po jego analizie konsultant doradza taki podział zakresu obowiązków pracowników, który jest spójny ze zweryfikowanym aktualnym schematem organizacyjnym. Upewnienie się, że struktura organizacyjna i podział obowiązków jest zgodny z bieżącymi działaniami biznesowymi firmy jest niezbędne przed podjęciem kolejnych kroków związanych z lepszym funkcjonowaniem organizacji, zarówno z perspektywy zarządu i właścicieli, jaki i z perspektywy pracowników. Ważne jest, aby schemat organizacyjny i podział zakresu obowiązków był znany i zrozumiały dla wszystkich.

 

Konsultacje w tym zakresie kończą się prezentacją schematu organizacyjnego wraz z propozycjami zmian oraz podziału zakresów obowiązków. Firma i jej pracownicy zyskują nowy zakres zadań ze wskazaniem konkretnych osób za nie odpowiedzialnych. Dzięki temu wszystkie zadania będą realizowane w sposób skuteczny i efektywny.

 

Zarządzanie poprzez cele

 

Wdrożenie systemu zarządzania poprzez cele rozpoczyna się od ustalenia celów i wyników na możliwie jak najwyższym poziomie zarządzania przedsiębiorstwem. Następnie cele ustalone na najwyższym poziomie organizacyjnym są kaskadowane na kolejne poziomy organizacyjne przedsiębiorstwa.

 

Dla ustalenia celów i wyników niezbędne jest spotkanie konsultanta z zarządem przedsiębiorstwa i/lub wskazanymi osobami, posiadającymi wiedzę w zakresie bieżących finansów, klientów, procesów oraz planów wzrostu i rozwoju przedsiębiorstwa.

 

Kaskadowanie celów odbywa się w trakcie spotkań z kolejnymi poziomami organizacyjnymi przedsiębiorstwa. Ostatecznie w czterech obszarach tj. finansów, klientów, procesów oraz wzrostu i rozwoju tworzona jest, powiązana ze sobą i wzajemnie się wspierająca sieć celów.

 

Wynikiem konsultacji są zaś udokumentowane cele dla wszystkich poziomów organizacyjnych przedsiębiorstwa zakomunikowane pracownikom przez przełożonych. Przełożeni przechodzą wcześniej jednodniowe szkolenie z teorii i praktyki wyznaczania, komunikowania oraz monitorowania celów i wyników.

 

Umiejętności menedżerskie i przywódcze

 

Dla prawidłowego funkcjonowania rozwijającej się firmy niezbędne są umiejętności liderów w zakresie planowania, organizowania i monitorowania zadań, a także motywowania pracowników. Liderzy powinni też umieć dostosowywać styl zarządzania do poziomu kompetencji i motywacji pracowników wykonujących swoje zadania.

 

Konsultacje w tym zakresie rozpoczynają się od rozmów z liderami lub osobami mającymi potencjał na liderów. Celem tych rozmów jest zidentyfikowanie aktualnego poziomu umiejętności menedżerskich i przywódczych.

 

Po zakończonych rozmowach konsultant przygotowuje raport pokazujący, jakie umiejętności menedżerskie i przywódcze potrzebują rozwijać poszczególni liderzy i potencjalni liderzy. Proponuje również indywidualne wzmacnianie tych umiejętności dla poszczególnych liderów (coaching, mentoring) oraz szkolenie z zarządzania dla wszystkich liderów i potencjalnych liderów.

 

Dzięki pracy indywidualnej i grupowej liderzy będą umieli skuteczniej i efektywniej realizować zadania ze swoimi zespołami oraz świadomiej dopasowywać styl zarządzania do poziomu kompetencji i motywacji pracowników.

 

Komunikacja w zespołach i pomiędzy zespołami

 

Konsultacje w tym zakresie rozpoczynają się od badania aktualnego przepływu komunikacji w zespołach i między zespołami oraz w całej firmie. Badanie przeprowadzane jest w formie audytu, polegającego na uczestniczeniu przez konsultanta  w spotkaniach, które są obecnie organizowane w firmie.

 

W wyniku takiego audytu konsultant sporządza aktualny schemat komunikacji oraz proponuje schemat, który należy wprowadzić, aby komunikacja była bardziej systematyczna, a przez to bardziej skuteczna i zwiększająca wiedzę pracowników na temat aktualnie realizowanych zadań oraz tego, co się dzieje w firmie.  Zwiększenie skuteczności komunikacji i wiedzy tego, co się dzieje w firmie spowoduje wzrost motywacji pracowników oraz zmniejszy poziom stresu w pracy.

 

Strategia rozwoju

 

Dla większości firm jednym z podstawowych wyzwań jest realizowanie skutecznej strategii rozwoju. Zbudowanie takiej strategii powinno opierać się na znajomości aktualnych potrzeb klientów i sytuacji wewnętrznej przedsiębiorstwa.

 

Budowanie strategii odbywa się podczas jedno-, dwudniowych warsztatów  przeprowadzonych w grupie osób zarządzających i osób posiadających wiedzę na temat klientów i sytuacji wewnętrznej przedsiębiorstwa. Rezultatem pracy podczas takiego warsztatu jest prezentacja najważniejszych działań, niezbędnych do podjęcia działań zgodnych z oczekiwaniami klienta przy wykorzystaniu i rozwinięciu potencjału wewnętrznego przedsiębiorstwa.

 

Rozwój organizacji jest ważny dla zarówno dużych i wielkich firm, których nadrzędną strategią jest poszerzanie rynków zbytu, jak i dla małych i średnich przedsiębiorstw, które skupiają się na efektywnym dostarczaniu towarów i usług, uwzględniającym aktualne potrzeby klientów. W dzisiejszych czasach każda organizacja, aby przetrwać musi się rozwijać. Zatrzymanie rozwoju oznacza w krótszej lub dłuższej perspektywie zniknięcie lub ciągłe zmniejszanie się organizacji. Rozwój = Sukces!! To jest dogmat.

 

Organizacja myśląca

 

Błędne jest myślenie, że organizacja ucząca się jest najwyższą formą rozwoju organizacji. Takie podejście ogranicza rozwój przedsiębiorstwa. Współcześnie bowiem konieczne jest tworzenie organizacji myślącej, w której w sposób pełny wykorzystuje się potencjał intelektualny i motywację pracowników.

 

Konsultacje w tym zakresie pomogą zrozumieć, dlaczego warto poszerzać samodzielnie swój zakres wiedzy i umiejętności, adekwatnie do identyfikowanych codziennie wyzwań związanych z wykonywanymi zadaniami. Organizacje uczące się osiągają zazwyczaj sukces. Organizacja myśląca pozwala osiągnąć jeszcze większy sukces. Warto iść dalej. Zatrzymanie się w połowie drogi zawsze pozostawia niedosyt dla najlepszych organizacji, w których stawia się ambitne cele.

 

Sukces gwarantowany

 

Korzystanie z usług konsultanta kadrowego to nieodłączny element  działalności, która się rozwija. Potrzebują tego zarówno firmy istniejące na ryku od lat oraz wchodzące na rynek. Dlaczego? Otóż właściciele firm nie zawsze mają pełną wiedzę na temat budowania struktur organizacji, właściwej, czy skutecznej komunikacji. Skorzystanie z usług doradcy/konsultanta pomoże usystematyzować działania firmy, nadać odpowiedni kierunek rozwoju oraz zoptymalizować procesy. Co równie ważne, zewnętrzny konsultant może wesprzeć przedsiębiorcę w dostrzeżeniu słabych ogniw, wyeliminowaniu ich, a przez to w zwiększeniu konkurencyjności na rynku.

 

Minęły już czasy, gdy każdy musiał znać się na wszystkim. Współczesny przedsiębiorca może skupić się na najważniejszych aspektach prowadzenia działalności, gdyż dostępni są na rynku specjaliści z zakresu księgowości, marketingu, procesów logistycznych… Warto zatem skorzystać z usług konsultanta/doradcy biznesowego, by przeanalizować podejmowane działania i długoterminowe plany, które mają zagwarantować sukces przedsięwzięcia.

 

Krzysztof Kowalski,

praktyk biznesu prowadzący konsultacje dla firm polskich i zagranicznych w LSJ HR Group