Czy twój zespół działa?

Często bywają sytuacje, że zarządzając grupą osób, masz poczucie, że Twój zespół walczy ze sobą, zauważasz zachowania konkurencyjne, wzajemne udowadnianie sobie, kto jest mądrzejszy, bardziej kompetentny, bez przerwy masz do czynienia z konfliktami i spadkiem efektywności. Co robisz wówczas? Zaczynasz dochodzić do wniosku, że nie posiadasz dostatecznych kompetencji managerskich, nie widzisz wyjścia z sytuacji.

 

Zamiast snuć rozważania, szukać winnych, warto zrozumieć, co się dzieje i po dokonaniu diagnozy podjąć odpowiednią interwencję.

 

Zespół, może nie być zgrany, ponieważ jest w trakcie tworzenia się, bądź toczą go tzw. dysfunkcje zespołowe. Oczywiście w tym momencie zakładamy, że osoba, która przewodzi, ma odpowiednie kompetencje, nastawienie i relacje wspierające rozwój zespołu.

 

Zespół, aby sprawnie działać, musi przejść przez wszystkie etapy jego rozwoju – poniżej koncepcja według B.Tuckman’a .

 

Pierwszy etap TWORZENIA SIĘ /FORMOWANIA. W tej fazie dominującą kwestią jest nowy układ sił, zadań. Członkowie zespołu poznają się, badają swoje granice i je zaznaczają. Właśnie ten fakt jest przyczyną napięcia, które towarzyszy wspólnej pracy. Poza tym nikt do końca nie wie, jaka będzie jego nieformalna rola w zespole, co rodzi zrozumiałe frustracje. 

 

W drugiej fazie, zwanej OKRESEM BURZY, poziom emocji jest równie wysoki, często związany z osadzaniem się w wyznaczonych, nowych rolach, niepewnością dotyczącą wzajemnego zaufania, wiarą w kompetencje pozostałych członków zespołu. W tej fazie zespół nie zna się zbyt dobrze, dlatego jego gotowość do klarownego wypowiadania się na forum, szczerości jest niska, co oczywiście niesie konsekwencje związane z zaburzeniami komunikacji.

 

NORMALIZACJA to faza w której członkowie zespołu sprawdzili swoje zasoby, zaczynają tworzyć się więzi, wzajemne płaszczyzny porozumienia i mimo różnic, które mogą występować, stawiane cele zaczynają być uwspólnianie, wszyscy dążą do ich realizacji.

 

WŁAŚCIWE DZIAŁANIE jest etapem, w którym zespół funkcjonuje bez większych zakłóceń, kompetencje, które posiadają poszczególni członkowie są płynnie wykorzystywane w zależności od potrzeb, a wszystko po to, aby wspólny cel był zrealizowany. 

 

Zespół działa zazwyczaj w harmonii „WŁAŚCIWEGO DZIAŁANIA” do momentu, kiedy do niego nie dołączą nowe osoby, które na nowo spowodują dezorganizację. Jednak zespół, który jest zgrany i sprawny funkcjonalnie będzie miał szybką właściwość „regeneracji”.

 

Zespół przechodzi od fazy do fazy na tyle sprawnie, na ile osoba, która nim zarządza, wykazuje się kompetencjami managerskimi.

 

Patrick Lencioni, w swojej książce „Pięć dysfunkcji pracy zespołowej”**, stworzył bardzo interesujący model, który opisuje niepoprawne funkcjonowanie zespołów w kontekście zależności jednej dysfunkcji od drugiej. Opracował piramidę, którą można koncepcyjnie porównać do piramidy A. Maslowa, gdzie element u podstawy wpływa na ten na wierzchołku i wszystkie jej elementy przenikają się i wzajemnie na siebie oddziałują. Rysunek poniżej przedstawia założenia Lencioniego.

 

Lencioni wspomina, że stan, w którym zespół pracuje idealnie, praktycznie nie istnieje, a wynika to właśnie z faktu, że organizacje wpadają w sidła wymienionych pięciu dysfunkcji.

 

Oczywiście model Lencioniego możemy skonfrontować z fazami budowania zespołu i znajdziemy wiele wspólnych płaszczyzn. 

 

Spójrzmy zatem przewrotnie na model Lencioniego, promując pozytywne ujęcie pokazanej na rysunku piramidy i zobaczmy jaki ten idealny zespół powinien być, a mianowicie:

Dążenie do takiego flow*** jest tym na czym managerowie powinni się koncentrować, aby sprawnie i z założonym efektem realizować cele organizacji.

 

Jak tego dokonać? Zadbać o zespół, jego edukację, umożliwić poznawanie zasobów poszczególnych członków i wykorzystywać je trafnie, zamiast narzucać działania, które nie są w ich obszarze zainteresowań i możliwości.

 

Tutaj wachlarz działań jest naprawdę szeroki. Dzisiaj proponujemy trzy możliwości: facylitację, coaching zespołowy i badanie stylów myślenia i działania FRIS.

 

FACYLITACJA – to stosunkowo nowe pojęcie, które wśród klientów wywołuje falę pytań. Facylitacja to proces grupowy, który jest moderowany przez neutralną, zewnętrzną osobę - facylitatora. Facylitator jest spoza zespołu, ma specjalne przygotowanie i jego zadaniem jest prowadzenie dyskusji grupowej na zadany problem, w taki sposób, aby wykorzystać potencjał wszystkich członków zespołu i pomóc zespołowi znaleźć odpowiedzi i rozwiązania na zadany temat. Ważną kwestią jest w tej sytuacji równe prawo do wypowiedzi każdego członka zespołu, równa ich aktywność oraz poszukiwanie porozumienia, docenianie starań, różnic poglądów, które korzystnie wpływają na stworzone rozwiązania.

 

Facylitacja może być wykorzystywana wielopłaszczyznowo m.in. do wypracowania standardów komunikacji, konkretnych działań, celów, redukcji konfliktów czy budowania relacji.

 

Zadaniem facylitatora jest prowadzenie grupy w regularnych odstępach czasu, aż do momentu, gdy zespół usamodzielni się i wypracuje własną uważność i sposób komunikacji.

 

COACHING ZESPOŁOWY – podobnie jak w przypadku facylitacji jego przebieg ma pomóc zespołowi osiągnąć założone cele, jednak w tym procesie coach może interweniować, udzielać informacji zwrotnej np. poprzez odzwierciedlanie, aby zespół wypracował, na podstawie odmiennych perspektyw, własne rozwiązania. Ważnym elementem pracy coacha zespołowego jest znajomość procesu grupowego. Coaching  zespołowy zakłada, że każdy zespół ma swój własny, indywidualny napęd, który go wyróżnia, specyficzną energię, styl funkcjonowania i tzw. mądrość, dzięki której jest w stanie wypracować każde rozwiązanie na poziomie, który chce osiągnąć.

 

FRIS – to badanie kwestionariuszowe, dzięki któremu uzyskujemy wiedzę na temat stylów myślenia i działania poszczególnych członków zespołu. Styl myślenia związany jest z pierwotnymi predyspozycjami, reakcjami, które uruchamiane są w nowych sytuacjach, co do których nie mamy doświadczenia. Styl myślenia pokazuje m.in. do jakich zadań mamy największe predyspozycje i podczas których wykonywania będziemy najbardziej zadowoleni z pracy. Natomiast upraszczając - możemy styl działania określić jako styl myślenia wsparty doświadczeniem, bieżącymi czynnikami zewnętrznymi, co osadza nas w rzeczywistości i pozwala bardzo sprawnie funkcjonować, pomimo iż predyspozycje wynikające ze stylu myślenia mogłyby to wykluczać. Dla przykładu osoba, która jest bardzo kreatywna, generuje ogromną ilość pomysłów może mieć problem z ich realizacją, ponieważ dla niej sam proces twórczy jest ważny, a nie realizacja. Taki pracownik znajdując się w środowisku bardzo proceduralnym, gdzie ważna jest realizacja celów, może wypracować działania, które pozwolą mu dążyć do  racjonalizowania wizji i wprowadzania jej w życie. Rodzi się tylko pytanie, czy przez „wrzucenie” jej w pewne ramy, organizacja nie straci na tym, że mogłaby wykorzystać jej silny potencjał kreatywny, zamiast ramować.

 

Znajomość stylów myślenia i działania pracowników pozwala w sposób optymalny dobierać osoby do zadań, aby uzyskać jak najwyższą efektywność, a przy tym dbać o dobrostan pracowników.

 

Dysfunkcja zespołu nie jest problemem. Problemem są zaniechania, których dopuszczają się managerowie, nie interweniując w odpowiedni sposób.

 

Zapraszamy do indywidualnych konsultacji!

 

Izabela Kesselring

HR Manager /HR Consultant

LSJ HR Group

 

e-mail: ike@lsj.pl

 

*B.Tuckman: Developmental sequence in small groups. Psychological Bulletin, 1965

**P.Lencioni: Pięć dysfunkcji pracy zespołowej, MT Biznes Sp. z o.o. Warszawa 2011

***stan idealny, w którym wszystkie posiadane zasoby są wykorzystywane, a członkowie zespołu realizują się w pełni, są dopasowani i mają poczucie, że znajdują się na właściwym miejscu, we właściwym czasie.