Wirtualne biuro za realne pieniądze

Szczecinbiznes.pl: Czym jest wirtualne biuro?

Joanna Maciejewska: W naszej firmie świadczymy dwa podstawowe rodzaje usług. Po pierwsze, oferujemy adres do rejestracji i obsługę korespondencji. Każda firma, aby działać, musi się gdzieś zarejestrować. Ale jeśli na przykład nie ma swojej siedziby, bo jest to mała działalność „domowa” lub z różnych przyczyn rejestracja tam jest niemożliwa – nasza firma udostępnia taki adres, pod którym można zarejestrować firmę. Czasem potrzebny jest tylko adres do korespondencji. W ramach naszej usługi odbieramy listy, które następnie przekazujemy naszym klientom. Druga usługa, to wynajem biura lub sali konferencyjnej na godziny.

Kim są wasi klienci?

Są to różnego rodzaju firmy i spółki, które muszą być zarejestrowane w Szczecinie. Zdarzają się na przykład studenci, którzy pochodzą z drugiego końca Polski, prowadzą tutaj swoją  działalność, niewymagającą pomieszczeń, a chcą tu zarejestrować firmę. Niektóre firmy decydują się na to ze względów marketingowych, bo czasem to dobrze wygląda, na przykład na stronie internetowej, że mają oddziały w różnych miastach. Są osoby mieszkające za granicą, które zlecają nam jedynie odbiór i przekazywanie korespondencji. Powodów jest mnóstwo.

Natomiast biuro na godziny najczęściej wynajmowane jest na spotkania z kontrahentami, albo rozmowy kwalifikacyjne, które organizują firmy z innych miast, szukające pracowników w Szczecinie, na przykład przedstawicieli handlowych. Wynajmują wtedy biuro na cały dzień i tutaj się spotykają.

Ile kostują wasze usługi?

Utrzymanie adresu i obsługa korespondencji kosztuje 200 zł miesiecznie.

Skąd pomysł na taką działalność?

Podpatrzony. Jeszcze podczas studiów pracowałam w firmie, która korzystała z usług Wirtualnego Biura w innym mieście. Kiedy potem sama zastanawiałam się, nad rozpoczęciem działalności, przypomniałam sobie o tym. 

Dużo jest podobnych firm na rynku?

Z moich obserwacji wynika, że w Polsce, funkcjonuje taka usługa od około czterech lat. W Szczecinie oferują ją jeszcze dwie firmy, ale są to typowe biura rachunkowe, które tylko dodatkowo rejestrują firmy pod swoim adresem.

Ilu obecnie macie klientów?

Tego nie mogę zdradzić, ale firma prosperuje bardzo dobrze. Mamy stosunkowo dużą skuteczność, ok. 85-90 proc. zapytań kończy się podpisaniem umowy. Zainteresowanie klientów cały czas wzrasta, szczególnie od kiedy mamy nową siedzibę, w biurowcu w centrum miasta.

Reklamujecie się?

Nie. Jesteśmy po prostu w wyszukiwarce internetowej. Tą drogą trafia do nas najwięcej klientów. Nie prowadzimy specjalnej kampanii marketingowej.

Co jest potrzebne do uruchomienia takiej działalności i jakie są to koszty?

Przede wszystkim niezbędny jest własny lokal. Nie ma szans, żeby prowadzić taką usługę w lokalu wynajętym, a dzierżawa również może być wypowiedziana w każdej chwili, więc byłoby to bardzo nieodpowiedzialne. Pierwszy wydatek to zatem biuro i tu oczywiście koszt zależy od standardu i lokalizacji. Można spróbować w mieszkaniu, ale to się nie sprawdza, co wiem z własnego doświadczenia. Do tego dochodzi wyposażenie, sprzęt komputerowy i oprogramowanie. W firmie posiadamy specjalny system do udostępniania korespondencji.

Jakie są bieżące koszty takiej działalności?

Utrzymanie biura, opłacenie internetu, telefonów, zakup znaczków pocztowych i kopert.

Korzystaliście z jakiejś formy pomocy zewnętrznej?

Dostaliśmy wsparcie finansowe na rozpoczęcie działalności z Urzędu Pracy, około 20 tys. zł. Przeznaczyliśmy to na wyposażenie biura i zakup oprogramowania. Natomiast w Inkubatorze Przedsiębiorczości ZUT otrzymaliśmy bardzo dużą pomoc prawną. Prawnik pomagał nam przygotowywać umowy, które muszą być bardzo szczegółowe, żeby z jednaj strony zabezpieczały klienta, ale z drugiej, także nas. Na przykład, muszą być tak sformułowane, żeby klient nie otworzył na naszym adresie jakiejś nielegalnej działalności, musi być zaznaczone, że nie może sobie przychodzić do biura i tutaj przebywać, że nie może tutaj niczego przetrzymywać. Ta pomoc bardzo nam pomogła. Także od strony marketingowej było to bardzo przydatne - udział w spotkaniach, prezentacjach organizowanych przez Inkubator dał nam szansę zaprezentować się szerszemu gronu potencjalnych odbiorców.

Jakie problemy napotkała pani na swojej drodze jako młody przedsiębiorca?

Założenie działalności w tej chwili zajmuje chwilę i  nie  jest zbyt skomplikowane. Szczególnie, ze akurat w moim przypadku panie w urzędach były bardzo pomocne. Żadnych formalnych problemów więc nie miałam, szczególnie że przy takiej działalności nie są potrzebne żadne specjalne pozwolenia. Dla mnie osobiście problemem była natomiast niepewność, czy interes na pewno wypali. Póki co jednak, wszystko idzie dobrze, a firma się bilansuje.

Rozmawiała Łucja Pawłowska