Wygodne i skuteczne wsparcie w polsko-niemieckich relacjach biznesowych, czyli German Desk w RSM Poland

Część – szczególnie tych renomowanych – kancelarii doradczych oferuje obsługę w ramach tzw. zagranicznych „desków”. Możemy wyszukać oferty wsparcia np. poprzez Italian, French czy właśnie German Desk. Czy to odrębna usługa, czy raczej sposób współpracy z Klientem?

W zasadzie i jedno, i drugie. W RSM Poland stworzyliśmy German Desk – czyli wyspecjalizowany zespół doradców współpracujący głównie z naszymi niemieckojęzycznymi Klientami – na zasadzie potrzeby chwili. Okazało się mianowicie, że wraz z pojawieniem się naszych pierwszych Klientów z Niemiec (później dołączyli do nich także Klienci z Austrii i Szwajcarii) konieczne stało się zapewnienie sprawnej komunikacji w języku niemieckim. Część rozmów, szczególnie o charakterze strategicznym, można oczywiście odbyć przykładowo w języku angielskim. Jednak nasze doświadczenia pokazują, że bieżący kontakt na co dzień, w sprawach dotyczących księgowości, opodatkowania, rozwiązań prawnych, jest znacznie efektywniejszy i bezpieczniejszy, gdy odbywa się w języku Klienta. Czuje się on wtedy zdecydowanie bardziej komfortowo, niemalże jak na „własnym podwórku”. Mamy też pewność, że komunikując się z nami we własnym ojczystym języku doskonale wie, o czym mówi i nie dojdzie przez to do żadnego nieporozumienia. Z drugiej strony, pracując w języku niemieckim możemy naszym Klientom zaoferować szeroką gamę dodatkowych usług, które znacznie ułatwią funkcjonowanie ich biznesu jednocześnie np. w Niemczech i w Polsce. Dzięki temu otrzymują lepiej dostosowane do ich potrzeb informacje i mogą pewniej podejmować ważne dla nich decyzje.

Jakiego rodzaju są to dodatkowe usługi?

Chyba najważniejsza z nich to tzw. helpdesk. Gdy pojawiają się wątpliwości dotyczące np. spójnego podatkowo rozliczania określonych transakcji w Polsce i w Niemczech, planowania optymalnej organizacji spółek, planowania optymalnego łańcucha procesów, kontroli kosztów, kontroli wewnętrznej, organizacji pracy zarządu i menadżerów, przygotowywania danych finansowych do analizy na centralnym szczeblu np. w niemieckiej siedzibie – my jesteśmy w stanie szybko przeanalizować sytuację, porównać ją z niemieckimi realiami i przygotować serię rozmów w języku niemieckim z osobami pracującymi w przedsiębiorstwie Klienta, odpowiedzialnymi za poszczególne obszary. Nikt ze specjalistów po stronie Klienta nie jest ograniczony znajomością języka obcego a dodatkowo potrafimy rozmawiać tym samym językiem branżowym, gdyż jesteśmy na bieżąco z prawem bilansowym, podatkowym czy handlowym w Niemczech.

Czy często się zdarza, że taki helpdesk jest potrzebny?

Częściej niż można by się spodziewać. Nawet w firmie bardzo starannie poukładanej od strony organizacyjnej, w której część zarządu tworzą Polacy a część Niemcy, nie da się zapewnić wyłącznie własnymi siłami sprawnego obiegu informacji dotyczących kwestii prawnych i finansowych. Szczegóły wymagają kontaktu z pracownikami niższego szczebla a często także z zewnętrznymi doradcami. Wtedy najłatwiej kontaktować poszczególnych specjalistów bezpośrednio ze sobą. Dobrze zorganizowany German Desk jest na to gotowy. Chcemy oferować usługi German Desku także w Szczecinie – w naszej ocenie wspólne polsko-niemieckie inwestycje w tym rejonie dopiero nabiorą rozpędu. Skoro jest tutaj tak duży potencjał i bardzo wiele do zrobienia – lepiej robić to od początku w sposób przemyślany i najlepiej jak tylko można.

Jakie jeszcze zalety ma współpraca z firmą doradczą posiadającą German Desk?

Warto pamiętać, że specjaliści i doradcy pracujący w ramach German Desk pracują na danych i dokumentach, które tworzą od zera lub modyfikują do wersji dwujęzycznych. To zaś powoduje, że bardzo łatwo je wykorzystać w wewnętrznej strukturze zagranicznego przedsiębiorcy – kraj pochodzenia danych czy dokumentów praktycznie nie ma już żadnego znaczenia. Zostały przygotowane w języku niemieckim w taki sposób, aby jak najbardziej przypominały typowe niemieckie zestawienia czy dokumenty. Pierwszy z brzegu przykład: w rozliczeniu wynagrodzenia polskiego pracownika pogubić się może każdy Polak, który nie zgłębiał tajników systemu ubezpieczeń społecznych czy podatku dochodowego. Przygotowywane przez nas rozliczenia przyjmują natomiast taką formę, że ich zaksięgowanie po niemieckiej stronie nie sprawia najmniejszego problemu. Po prostu wiemy bardzo dużo na temat tego, jak to wygląda zarówno w Polsce, jak i w Niemczech. Wśród innych przykładów można wymienić tworzenie polsko-niemieckiego indywidualnego planu kont księgowych, dopasowywanie wewnętrznych zestawień (w obu językach), projektowanie dwujęzycznych umów lub wdrażanie schematów rozliczeń podatkowych po obu stronach Odry w taki sposób, aby były jak najłatwiejsze do wykonania i całkowicie przejrzyste dla kontrolujących (taka kontrola może się zdarzyć przecież zarówno w Polsce, jak i w Niemczech). Wszystko, co zaproponujemy jako indywidualne rozwiązanie dla naszego Klienta, może być od razu sprawdzone i wdrożone w polskiej i w niemieckiej części przedsiębiorstwa – na stałe i ściśle współpracujemy z naszymi koleżankami i kolegami doradcami z RSM Germany, RSM Austria czy RSM Switzerland. Znamy mentalność naszych niemieckojęzycznych Klientów – potrafimy dostosować proponowane rozwiązania tak, aby były spójne z indywidualną kulturą biznesową i organizacyjną u danego zagranicznego przedsiębiorcy. To nieraz spore wyzwanie, dlatego stale pielęgnujemy nasz know-how i szlifujemy język niemiecki.

Na koniec zapytajmy jeszcze wprost: czy to dużo kosztuje?

Odpowiem również wprost i zupełnie szczerze: kosztuje nieco więcej niż w przypadku standardowej obsługi w dobrej, kompetentnej firmie doradczej. Współpraca z międzynarodowym przedsiębiorstwem na sposób niemiecki, austriacki czy szwajcarski posiada jednak tyle zalet, że samym zainteresowanym zwraca się z nawiązką. Wygrywamy głównie czas – a jak wiadomo czas to pieniądz.
 

RSM Poland
Oddział Szczecin
Kosmos Art & Business Center
Al. Wojska Polskiego 8
70-471 Szczecin
rsmpoland.pl/pl/offices/szczecin
office@rsmpoland.pl
Tel. +48 91 4232 041
 

artykuł promocyjny